Caso de Estudio Phillips 66

El equipo de marine assurance enfrenta diversos desafíos en relación con las operaciones de terminales marítimas. Uno de los factores clave para optimizar las operaciones de los buques es la confiabilidad de los programas. Sin embargo, factores como condiciones climáticas, problemas técnicos o demoras en puertos anteriores pueden afectar dicha confiabilidad. La asignación eficiente de los atraques puede resultar compleja debido a congestión portuaria, muelles ocupados, restricciones operativas o disponibilidad de tanques, lo que genera largos tiempos de espera antes del ingreso al puerto. Es fundamental contar con un entendimiento mutuo entre los actores del buque y del puerto respecto de cómo funciona cada parte y cuáles son sus limitaciones. Se requieren enfoques integrales de optimización buque/puerto que favorezcan la comunicación y el intercambio de datos para mejorar la previsibilidad. Los contratos entre el fletador y el operador del buque suponen la posibilidad de atracar al arribo cuando el buque llega según lo programado. El operador de terminal puede incurrir en penalidades si no puede asignar un atraque dentro de la ventana acordada.

Las mareas pueden afectar significativamente la accesibilidad a determinados muelles, especialmente en puertos con gran diferencia entre pleamar y bajamar. Minimizar este impacto requiere de una planificación y programación cuidadosa para asegurar operaciones seguras y eficientes de atraque y desatraque. Una estimación incorrecta de la marea puede provocar demoras, afectando la programación de otros buques y las operaciones de la terminal. Es fundamental contar información precisa sobre las mareas y mantener una comunicación eficaz con el capitán del buque y la autoridad portuaria para gestionar este desafío.

La operación fluida en terminales marítimas requiere de una planificación cuidadosa, medidas de seguridad robustas y un monitoreo constante. A pesar de estos desafíos, nuestro equipo trabaja para garantizar movimientos de carga seguros y eficientes en todas nuestras terminales, mediante la gestión, actividades de assurance, gestión de relaciones, capacitación y compliance normativo.

La mejora en la utilización y el rendimiento de una terminal puede lograrse mediante la identificación y reducción de demoras operativas. Para iniciar cualquier proceso de optimización, es fundamental contar con una recopilación de datos consistente y completa. Solo podemos tener éxito en este objetivo si la captura de datos se realiza en origen, sin afectar negativamente la ejecución de la escala del buque. Utilizamos la funcionalidad de Event Logging de Mainstay para registrar de manera precisa e integral todos los eventos basados en tiempo durante una escala. Con Mainstay, podemos clasificar las demoras según el responsable y el tipo, comparar tramos de tiempo durante la escala según la terminal, el equipo de operación de muelle, el operador del buque, el producto, entre otros, e identificar la operación más eficiente para replicar esa mejor práctica en todo el ecosistema de terminales. Además, contamos con un registro preciso de las demoras y la documentación asociada, lo que reduce el esfuerzo en la gestión de reclamos por demora. Asimismo, podemos notificar a los usuarios relevantes en tiempo real cuando se producen demoras, facilitando la visibilidad y una colaboración más estrecha para minimizarlas.

Nuestras terminales se enorgullecen de su trabajo en la optimización de las escalas de buques. Utilizan Mainstay de forma continua para identificar oportunidades de mejora en su eficiencia operativa.

Cuando identificamos causas de demoras fuera del control de la terminal, colaboramos con operadores de buques y otros terceros para reducir su impacto. De este modo, la optimización de terminales marítimas beneficia a todas las partes involucradas. Mainstay permite que todos los actores visualicen y comprendan su impacto en la duración de la escala del buque. Por ejemplo, podemos comparar los tiempos de respuesta en el llamado de inspectores de carga a lo largo de un año y determinar si una empresa tiene un tiempo de respuesta significativamente más rápido. A partir de ello, podemos identificar las causas y realizar ajustes para mejorar el desempeño de nuestros socios.

Creemos en mantener el control total de nuestra gestión de riesgos y de los procesos de vetting dentro de P66. Este enfoque ofrece numerosos beneficios, entre ellos el control sobre estándares y requisitos específicos de nuestras operaciones, una mejor comunicación y toma de decisiones más ágil, un profundo conocimiento y experiencia en vetting y compliance, ahorro de costos al eliminar honorarios de terceros, adaptación a nuestras necesidades específicas y perfil de riesgo, y actualizaciones y respuestas en tiempo real ante cualquier inconveniente que pueda surgir.

Para lograrlo, utilizamos Mainstay, que proporciona la flexibilidad necesaria para nuestro grupo de terminales y la diversidad de buques. Mainstay procesa rápidamente las solicitudes de vetting y compara cada buque nominado con nuestra matriz de riesgo, brindando información valiosa para que nuestro equipo de vetting pueda aprobar o rechazar un buque para una carga específica. También podemos adoptar acciones mitigantes para aquellos buques que no cumplen con nuestro umbral de tolerancia al riesgo.

El uso de Mainstay incrementa la cantidad de solicitudes de vetting que cada miembro del equipo puede gestionar sin aumentar el riesgo de omitir información relevante. La funcionalidad de Port Clearance (Análisis de compatibilidad) de Mainstay garantiza que solo nominemos buques aptos para nuestras terminales.

Es fundamental. Cada terminal tiene características propias que el buque debe conocer para garantizar la seguridad de la tripulación, el buque y la terminal. Una comunicación efectiva permite anticipar riesgos potenciales e implementar las medidas de seguridad necesarias al establecer la interfaz buque-tierra.

Además, el intercambio oportuno y preciso de información ayuda a optimizar las actividades de la escala del buque, como las inspecciones sobre las cargas, las reuniones previas a la transferencia, la gestión de residuos del buque y la coordinación de permisos en tierra para la tripulación, contribuyendo así a la eficiencia operativa general. Asimismo, una comunicación eficaz permite mitigar riesgos asociados al atraque, la transferencia y el zarpe, tales como posibles daños al buque, a la carga o al terminal.

Utilizamos Mainstay para gestionar todas las comunicaciones previas al arribo. Esta herramienta nos permite crear formularios estándar que pueden pre-completarse con información que ya conocemos, reduciendo la carga para el operador del buque y brindándole flexibilidad para modificar respuestas, mientras mantenemos la información completa y actualizada. Además, Mainstay aprovecha nuestro acceso a organizaciones como OCIMF para integrar datos sobre las características de los buques, asegurando que contemos con información precisa y actualizada.

Al utilizar Mainstay, evitamos riesgos de seguridad y demoras operativas. Una comunicación inadecuada puede aumentar el riesgo de incidentes en nuestras instalaciones, y la falta de información oportuna y precisa puede generar demoras en el arribo o el zarpe, con importantes implicancias económicas. Mainstay nos ayuda a priorizar una comunicación previa al arribo efectiva, oportuna y precisa

De cara a 2024, nuestro equipo de marine assurance se enfoca en optimizar las operaciones de terminales y muelles, mejorar la eficiencia y mitigar demoras. Reconocemos que la eficiencia operativa es clave para mejorar el desempeño de las terminales, ya que las ineficiencias pueden afectar el plan de producción de la refinería, generando mayores costos y retrasos. Utilizamos Mainstay para gestionar eficazmente el riesgo y las operaciones. Al optimizar los procesos de nuestras terminales, podemos reducir los riesgos asociados al atraque, los movimientos de carga y el zarpe de los buques. Mainstay nos ayuda a alcanzar nuestro objetivo de incrementar la eficiencia operativa, lo que se traduce en importantes ahorros de costos. Midiendo nuestro desempeño mediante Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) desarrollados por MIS Marine, que proporcionan una retroalimentación esencial sobre nuestro progreso y nos ayudan a identificar áreas de mejora. Una terminal optimizada garantiza la continuidad operativa y la resiliencia, haciéndonos más eficaces en el logro de nuestros objetivos estratégicos.

Las terminales marítimas enfrentan un desafío significativo para optimizar la recopilación, gestión e intercambio de datos. Puede resultar complejo reunir e integrar grandes volúmenes de información provenientes de diversas fuentes en un sistema unificado. Afortunadamente, Mainstay ofrece una solución a este desafío.

Los datos en tiempo real son fundamentales para la eficiencia operativa, pero garantizar su disponibilidad puede ser difícil sin las herramientas adecuadas. Mainstay proporciona una recopilación de datos confiable y precisa, lo cual es clave para la toma informada de decisiones. Los datos inexactos o incompletos pueden generar ineficiencias y aumentar los riesgos. La recopilación de datos también puede ser compleja y demandar mucho tiempo, como ocurre en procesos como la Carta de Protesta (Letter of Protest).

La negociación de protestas depende de una documentación cuidadosa y la comunicación con múltiples partes, lo que puede derivar en desacuerdos y complicaciones. Mainstay nos ayuda a generar y gestionar Cartas de Protesta bien estructuradas y completas, adaptadas a cada situación específica, incluyendo los términos legales y detalles correspondientes.

Esta herramienta es muy valiosa en procesos de negociación y garantiza consistencia en todas las protestas.

Las terminales marítimas necesitan sistemas sólidos de gestión de riesgos y operaciones, como Mainstay, para superar estos desafíos y optimizar sus operaciones.

MIS Marine y P66 han desarrollado su relación sobre la base de la adaptabilidad, la comprensión mutua y un enfoque común en la eficiencia y la experiencia del usuario. Su equipo está dispuesto a escuchar nuestras necesidades y comprende que cada compañía tiene requisitos únicos. Son expertos en mejorar sus soluciones de software para satisfacer estas necesidades, asegurando que Mainstay cumpla con nuestros requerimientos operativos y, al mismo tiempo, se mantenga alineado con la hoja de ruta y los objetivos de negocio de MIS Marine.

La mejora de la experiencia del usuario es un foco clave de nuestra asociación. Un software fácil de usar puede mejorar significativamente la eficiencia operativa, reducir errores y aumentar la satisfacción de los empleados. Al priorizar la experiencia del usuario, MIS Marine permite que nuestro personal interactúe con el sistema de manera más eficaz e intuitiva.

Nuestra alianza ha generado mejoras en diversas áreas de nuestras operaciones. La programación de muelles se ha optimizado, logrando una mejor utilización de los recursos y reduciendo los tiempos de espera. Estamos agilizando la gestión de demurrage, minimizando costos innecesarios asociados a demoras o retrasos en la carga. MIS Marine también ha mejorado los reportes de Indicadores Clave de Desempeño (KPI), brindando información valiosa sobre nuestras operaciones y ayudándonos a tomar decisiones más sólidas basadas en datos.

Además, la alianza ha fortalecido la confianza en los procesos de vetting y en la compatibilidad de los buques con las terminales. Gracias a soluciones de software confiables y eficientes de MIS Marine, podemos asegurar que los buques cumplan con todos los estándares necesarios de seguridad y compliance antes de su atraque.

En síntesis, nuestra asociación con MIS Marine demuestra cómo la adaptabilidad, la comprensión mutua y el enfoque en la experiencia del usuario pueden impulsar mejoras operativas y el crecimiento del negocio.